Office Manager trilingue
100% à distance 🇫🇷 🇬🇧 🇪🇸
20 ans d’expertise pour structurer vos process, piloter vos outils et fluidifier votre gestion quotidienne. Libérez votre charge mentale, je m’occupe du reste.
Votre temps est précieux, ne le gâchez plus.
Diriger une entreprise en croissance ou une agence internationale demande une énergie considérable. Pourtant, vous passez trop d’heures sur des tâches qui vous éloignent de votre cœur de métier.
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
- Manque de structure : Vos process opérationnels sont flous, vos outils ne sont pas synchronisés et vous perdez le fil de votre gestion quotidienne.
- Pression administrative : La transition vers la facturation électronique obligatoire ou la gestion de votre comptabilité sur des outils comme Pennylane, Sage, Abby ou Indy vous semble complexe et chronophage ?
- Barrière internationale : Vous collaborez avec des clients, partenaires ou prestataires anglophones ou hispanophones, mais vous manquez de relais pour fluidifier les échanges.
MES SOLUTIONS
Une structure opérationnelle sur-mesure et sans frontières
Pour piloter vos opérations, j’interviens à distance sur trois axes stratégiques :
Finance & Gestion Comptable
✔️ Création et émission des factures de ventes et des avoirs.
✔️ Pointage des encaissements et lettrage des comptes clients.
✔️ Suivi des paiements et gestion des relances des factures impayées.
✔️ Mise en conformité pour la transition vers la facturation électronique obligatoire.
✔️ Gestion de budgets
✔️ Préparation comptable
✔️ Rapprochements bancaires
✔️ Interface avec l’expert comptable
✔️ Gestion du personnel (Préparation des éléments de paie, Tickets restaurant, mutuelle, notes de frais, absence, formation…)
Gestion Commerciale & ADV
✔️ Traitement et suivi des demandes commerciales entrantes.
✔️ Onboarding personnalisé de vos nouveaux clients.
✔️ Gestion globale des contrats (signatures, renouvellements, avenants).
✔️ Pilotage et optimisation de votre CRM (HubSpot, GoHighLevel, Notion, ClickUp…).
✔️ Suivi dynamique des tunnels de vente et relances des opportunités.
✔️ Relation client et support en français, anglais et espagnol.
✔️ Prise en charge et suivi des litiges clients.
✔️ Conception et analyse des enquêtes de satisfaction.
✔️ Création de tableaux de bord et suivi de vos indicateurs commerciaux.
✔️ Calcul et préparation des commissions de vos équipes.
Pilotage Opérationnel & Process
✔️ Structuration et optimisation de vos espaces de travail (Notion, ClickUp, Trello).
✔️ Rédaction de fiches procédures (Playbooks) pour centraliser vos process internes.
✔️ Coordination et suivi de vos projets internes.
✔️ Suivi des livrables de vos sous-traitants, agences ou partenaires externes.
✔️ Gestion des contrats fournisseurs de l’entreprise (logiciels, abonnements, assurances pro).
✔️ Interface opérationnelle avec vos interlocuteurs anglophones ou hispanophones.
✔️ Centralisation des données des différents pôles pour préparer vos réunions stratégiques.
✔️ Audit de vos blocages quotidiens et propositions de solutions pour fluidifier le travail.
Quelques grandes enseignes qui ont forgé mon parcours
Pourquoi choisir une Office Manager freelance ?
Faire appel à Izi Gestion, c’est choisir une partenaire stratégique plutôt qu’une simple exécutante. Mon profil est construit sur trois piliers :
- 20 ans d’expérience : Deux décennies passées à organiser, structurer et sécuriser le quotidien opérationnel de structures exigeantes.
- Culture 100% Full-Remote : Une parfaite maîtrise des outils collaboratifs modernes pour une efficacité totale, où que vous soyez (et où que je sois).
- Profil Trilingue (FR / EN / ES) : La capacité d’absorber vos flux internationaux et de fluidifier vos relations commerciales.
FAQ
Quels sont les avantages d’une Office Manager indépendante par rapport à une embauche ?
Faire appel à Izi Gestion vous offre une flexibilité totale. Il n’y a pas de charges sociales, pas de contrats de travail complexes, et aucun engagement de volume horaire à long terme. Vous ne payez que pour le travail réellement effectué, selon vos besoins précis, tout en bénéficiant de l’expertise d’un profil Senior immédiatement opérationnel.
Comment se passe la gestion de la confidentialité et de la sécurité de mes données ?
C’est une priorité absolue. Avant le début de toute collaboration, nous signons ensemble un accord de confidentialité (NDA). Côté technique, j’utilise des outils de gestion de mots de passe sécurisés (comme LastPass ou Dashlane) et des espaces de travail cryptés pour que vos données financières, commerciales et RH restent strictement confidentielles.
Quels sont vos tarifs et comment fonctionne la facturation ?
Je fonctionne principalement au forfait mensuel ou à la carte, selon la complexité et le volume de vos besoins (Finance, CRM, ADV, etc.). Après un premier échange pour analyser vos blocages quotidiens, je vous propose un devis sur-mesure et transparent. Vous savez exactement ce qui est inclus, sans aucune surprise.
Vous mentionnez un profil trilingue. Comment cela se traduit-il au quotidien ?
Je peux prendre en charge l’intégralité de vos flux opérationnels en français, anglais et espagnol. Qu’il s’agisse de rédiger des contrats, de relancer des factures auprès de clients internationaux, de piloter des prestataires étrangers ou d’assurer le support client, la barrière de la langue n’est plus un frein pour votre agence ou entreprise.
Comment communique-t-on au quotidien puisque vous travaillez à 100 % à distance ?
Le travail à distance n’exclut pas la proximité ! Nous définissons ensemble les canaux qui vous conviennent : Slack ou Teams pour les échanges rapides, Notion ou ClickUp pour le suivi des projets, et des points visio réguliers (Zoom, Google Meet) pour caler les priorités de la semaine. Je m’intègre de manière totalement fluide à vos outils existants.
Et si vous récupériez enfin du temps pour votre cœur de métier ?
Ne laissez plus la charge mentale ralentir votre développement. Discutons de vos besoins et mettons en place l’organisation qui va vous libérer du temps.
Contactez-moi pour un premier échange.